In 5 Schritten zum papierlosen Büro: Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMUs

1. Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe

Bevor der Übergang zu einem papierlosen Büro stattfinden kann, ist es wichtig, eine gründliche Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe durchzuführen. Identifiziere die Bereiche, in denen Papierdokumente am häufigsten verwendet werden und in welchen Prozessen eine digitale Umstellung am sinnvollsten wäre. Überlege, welche Arten von Dokumenten digitalisiert werden können, wie sie aktuell archiviert und verwaltet werden und welche Herausforderungen oder Engpässe in Bezug auf den Papierverbrauch bestehen.

Im Anschluss solltest du eine detaillierte Bestandsaufnahme der vorhandenen Technologie und Software durchführen. Stelle sicher, dass deine IT-Infrastruktur und Netzwerke die notwendigen Voraussetzungen für die digitale Dokumentenverwaltung erfüllen. Die Analyse der bestehenden Arbeitsabläufe und Infrastruktur legt den Grundstein für einen reibungslosen Übergang zum papierlosen Büro.

2. Auswahl geeigneter digitaler Tools und Lösungen

Nachdem die Analyse abgeschlossen ist, geht es darum, die richtigen digitalen Tools und Lösungen auszuwählen, um den Übergang zum papierlosen Büro zu unterstützen. Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen auf dem Markt wie den digitalen Briefkasten von PEAX, der speziell für die digitale Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit entwickelt wurde. Überlege, welche Funktionen und Eigenschaften für dein Unternehmen am relevantesten sind, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Zu den grundlegenden Funktionen gehören:

• das Scannen und Speichern von Dokumenten in einer sicheren Cloud-Umgebung
• die Texterkennung und -suche, sowie die Kategorisierung von Dokumenten
• das Zugriffs- und Rechtemanagement

Überlege auch, ob du Funktionen wie Workflow-Automatisierung, elektronische Signaturen, Genehmigungsprozesse oder die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen benötigst. 

Berücksichtige zudem Faktoren wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und den Ruf des Anbieters. Mache dich mit den verschiedenen Optionen vertraut und wähle diejenige aus, die am besten zu den Anforderungen und Zielen deines Unternehmens passt.

3. Implementierung eines digitalen Workflows

Nachdem die richtigen Tools und Lösungen ausgewählt wurden, ist es an der Zeit, einen digitalen Workflow zu implementieren. Dies beinhaltet die Erstellung von Richtlinien und Prozessen, um den Umgang mit digitalen Dokumenten zu standardisieren und zu optimieren. Definiere, wie Dokumente gescannt, gespeichert, geteilt und archiviert werden sollen. Lege auch fest, wer Zugriff auf welche Dokumente hat und welche Sicherheitsmassnahmen implementiert werden müssen, um vertrauliche Informationen zu schützen.

Stelle sicher, dass deine Mitarbeitenden die notwendigen Schulungen erhalten, um den neuen digitalen Workflow zu verstehen und effektiv anzuwenden. Sensibilisiere sie für die Vorteile eines papierlosen Büros und biete Schulungen zur Nutzung der ausgewählten digitalen Tools an. Eine gute interne Kommunikation und Zusammenarbeit sind entscheidend, um den Übergang erfolgreich zu gestalten. Ermutige deine Mitarbeitenden, Fragen zu stellen und Feedback zu geben, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.

4. Schrittweise Digitalisierung von Dokumenten

Die Digitalisierung von vorhandenen physischen Dokumenten ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Starte mit der Digitalisierung der wichtigsten und am häufigsten verwendeten Dokumente. Dies könnte beispielsweise Rechnungen, Verträge, Kundendaten oder interne Berichte umfassen. Überlege, ob ihr die Dokumente selber scannen wollt oder ob ihr einen professionellen Scanning Service bezieht. Letzterer hat den Vorteil, aufgrund vollautomatisierter Maschinen sehr viel effizienter und kostengünstiger zu sein, zudem können die Dokumente les- und durchsuchbar gemacht und kategorisiert werden.

Bei der Digitalisierung ist es wichtig, die Dokumente richtig zu organisieren und zu benennen, um eine spätere Auffindbarkeit und Ordnung zu gewährleisten. Verwende geeignete Ordnerstrukturen und Dateibenennungskonventionen, um eine konsistente und strukturierte Ablage zu gewährleisten. Lade die digitalisierten Dokumente in die ausgewählte Softwarelösung hoch und stelle sicher, dass sie angemessen verschlüsselt und gesichert sind. Setze dir Ziele, um schrittweise weitere Dokumente zu digitalisieren, bis das papierlose Büro vollständig erreicht ist.

5. Kontinuierliche Verbesserung und Anpassung

Der Übergang zu einem papierlosen Büro ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung. Überprüfe regelmässig deine Arbeitsabläufe, Tools und Prozesse, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Nimm das Feedback deiner Mitarbeitenden auf und führe regelmässige Evaluierungen durch, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung noch den Anforderungen deines Unternehmens entspricht.

Bleibe über neue Entwicklungen und Technologien im Bereich der digitalen Dokumentenverwaltung informiert und prüfe, ob diese dir helfen können, noch effizienter zu arbeiten. Nutze auch die Vorteile der Automatisierung, um zeitaufwändige manuelle Prozesse weiter zu optimieren. Ein papierloses Büro ist ein fortlaufender Transformationsprozess, der es dir ermöglicht, deine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern und den maximalen Nutzen aus deinen digitalen Tools und Lösungen zu ziehen.

Vorteile eines papierlosen Büros

Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann für KMUs eine Reihe von Vorteilen bieten, darunter Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz, Platzersparnis und eine geringere Umweltbelastung. Es ist jedoch wichtig zu bedenken, dass der Übergang Zeit und Ressourcen erfordert. Gehe schrittweise vor und lasse deinen Plan flexibel sein, um Anpassungen vornehmen zu können. Das papierlose Büro ist eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens und wird sich langfristig auszahlen.

1. Kosteneinsparungen durch die Reduzierung von Papier- und Druckkosten.

2. Einsparungen bei Lager- und Archivierungskosten für physische Dokumente.

3. Schnellerer Zugriff auf Informationen und Dokumente durch die digitale Speicherung und Suche.

4. Verbesserte Effizienz durch automatisierte Arbeitsabläufe und Workflows.

5. Einfacherer Austausch von Dokumenten und Zusammenarbeit in Echtzeit.

6. Geringeres Risiko von Datenverlust durch regelmäßige Backups in der Cloud.

7. Bessere Organisation und Kategorisierung von Dokumenten.

8. Verbesserte Datensicherheit und Zugriffssteuerung durch digitale Verschlüsselung.

9. Platzersparnis durch die Reduzierung von physischen Aktenordnern und Schränken.

10. Höhere Mobilität und Flexibilität, da Dokumente von verschiedenen Geräten und Standorten aus zugänglich sind.

11. Geringere Umweltbelastung durch den Verzicht auf Papierverbrauch und Druckertinte.

12. Verbesserte Nachhaltigkeit und Corporate Social Responsibility.

13. Schnellere Bearbeitungszeiten von Dokumenten und Aufgaben.

14. Einfachere Verwaltung von Genehmigungsprozessen und elektronischen Signaturen.

15. Reduzierte Fehleranfälligkeit durch automatisierte Validierung und Prüfung.

16. Höhere Datengenauigkeit und -integrität durch digitale Speicherung.

17. Verbesserte Kundenerfahrung durch schnellere Reaktionszeiten und effizientere Prozesse.

18. Einfachere Integration mit anderen digitalen Tools und Softwarelösungen.

19. Höhere Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen.

20. Positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage und die Wahrnehmung von Kunden und Geschäftspartnern.
    
    

Diese Vorteile zeigen, dass der Übergang zu einem papierlosen Büro nicht nur die Effizienz und Produktivität steigert, sondern auch zu Kosteneinsparungen, mehr Sicherheit und Compliance sowie einem umweltfreundlichen Geschäftsbetrieb führt. KMUs sollten diese Vorteile nutzen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und zukunftssicher zu werden.

Nutze die Schritt-für-Schritt-Anleitung in diesem Blog-Beitrag, um den Einstieg in ein papierloses Büro für dein KMU zu schaffen. Durch die Analyse, Planung, Einführung digitaler Lösungen, Implementierung eines digitalen Workflows und Schulung deiner Mitarbeitenden wirst du auf dem Weg zu einem effizienten und umweltfreundlichen Arbeitsumfeld sein. Bleibe offen für neue Technologien und Optimierungsmöglichkeiten, um kontinuierlich von den Vorteilen eines papierlosen Büros zu profitieren. Die Zukunft des Büros ist digital, und es ist an der Zeit, den ersten Schritt zu machen.

PEAX – Der digitale Briefkasten

PEAX ist ein führender Schweizer Anbieter von digitalen Lösungen für Unternehmen, die auf eine papierlose Arbeitsumgebung umstellen möchten. 

Mit ihrem umfangreichen Angebot an Tools und Dienstleistungen unterstützt PEAX KMUs bei…

• der effizienten Verwaltung und Organisation digitaler Dokumente
• beim Scannen, Speichern und Synchronisieren von Dateien in der Cloud, sodass sie überall und jederzeit zugänglich sind.
• Texterkennung und bei der Kategorisierung von Dokumenten, um die Auffindbarkeit und Effizienz zu verbessern.

Als digitaler Briefkasten ist PEAX der Ausgangspunkt einer durchgängig digitalen Administration. Nur wenn alle Informationen und Dokumente von Anfang an digitalisiert und strukturiert zur Verfügung stehen, kann automatisiert damit weitergearbeitet werden, z.B. in der Buchhaltung oder in einem ERP.

Wenn du bereit bist, den ersten Schritt in Richtung eines papierlosen Büros zu machen, besuche die Website von PEAX unter https://peax.ch/business/ und erfahre mehr über ihre Lösungen und Dienstleistungen. 

Die Zukunft des Büros ist digital, und mit PEAX kannst du diesen Wandel erfolgreich gestalten. Mache dich bereit für ein papierloses Büro und trete einer wachsenden Gemeinschaft von Unternehmen bei, die auf Nachhaltigkeit und Effizienz setzen. Starte noch heute mit PEAX und lass dein Unternehmen in eine digitale Zukunft aufbrechen.